Тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент - это умение правильно распределять свое время.
👀 Для чего это нужно?
Во время рабочего дня у руководителя стоит множество задач, которые он должен выполнять в поставленные сроки. Но, помимо того, что управленец должен решить огромное количество задач, он еще должен сохранить свою работоспособность.
Как успеть все сделать и при этом не чувствовать себя «загнанным»?
Для этого существует тайм-менеджмент. О нем мы и поговорим.
В первую очередь, каждый день составляйте и пишите план.
Планирование - это один из инструментов тайм-менеджмента. Человек так устроен, что ему необходима система, планирование, структурирование дел. Это, как первый шаг к правильной организации своего рабочего времени. Не ленитесь, составляйте план на день, возьмите за правило делать это в самом начале каждого рабочего дня. Изначально Вам будет, скорее всего, трудно выполнять все пункты. И возможно, вы подумаете, что это неэффективный способ тайм-менеджмента. Но со временем, если Вы будете изо дня в день следовать плану, это войдет в привычку и станет частью системы. Тогда вы сможете по достоинству оценить эффективность планирования. При составлении плана учитывайте, что задачи бывают разные и по жестким временным рамкам выполнения, и по сложности (например: задача была стандартная, выполнялась неоднократно, но в процессе ее выполнения вы сталкиваетесь с тем, что какая-то часть задачи претерпела изменения и вам нужно больше времени для ее решения).
☝️ Всегда составляйте план с учетом времени, которое потребуется на работу с каждым его пунктом, а так же оставляйте время на форс-мажорные ситуации.
В тайм-менеджменте используют «Матрицу Эйзенхауэра». Давайте ее разберем.
Эта матрица включает в себя два важных аспекта при планировании времени:
Важно и Срочно
Далее нам нужно их соединить и определить какое из заданий к какому пункту относится.
Важно — Срочно
Важно — Не срочно
Срочно — Не важно
Не важно — Не срочно
✍️ И так, первый пункт: Важно — Срочно.
Сюда записываем форс-мажор (заболел сотрудник, нужно найти замену, либо делегировать его работу на других сотрудников; не работает оборудование, в связи с чем работа команды встала и т. д.), а также задания, срок выполнения которых закончился, либо сегодня последний день. Такое случается, когда руководитель либо забыл о нем, либо счел его не важным и отвел мало времени на его выполнение. Поэтому будьте внимательны при планировании и распределении времени. Как Вы понимаете, важно и срочно, это задания которые нужно выполнить здесь и сейчас.
✍️ Далее, Важно — Не срочно.
К этому пункту относятся задания, которые важны, имеют приоритет среди других заданий, и их выполнение зависит только от вас. Вы вносите их в план с указанием сроков, которые в дальнейшем соблюдаете.
✍️ Следующий пункт: Срочно — Не важно.
Сюда относятся задачи, которые нужно выполнить срочно, но есть возможность делегировать их другим сотрудникам. Следовательно, это задания, которые можете выполнить не только вы. Например: звонки для уточнения информации, создание каких-либо заявок, подписание документов и т.д. Вам важно помнить, что контроль выполнения задания необходим, но вот само задание вы можете делегировать.
✍️ И последний пункт: Не важно — Не срочно.
Такие задачи, как правило ставятся, но веса особого не имеют. Возможно, что при выполнении данной задачи ничего не поменяется ни для вас, ни для компании. Их вы также делегируете, либо, если есть возможность, откладываете на свободное время. Все зависит от сферы в которой вы работаете. Это может быть тренинг, который вы уже посещали или изучение темы которую вы знаете и уже применяете на практике. Это могут быть пожелания заказчика, которые никак не повлияют на итог.
При распределении дел важно уметь правильно расставлять приоритеты. Для этого часто используют закон Парето.
Заключается он в том, что 20% усилий приводят к 80% результата, и 80% усилий приводят к 20% результата. Следовательно распределяем время и задачи так, что бы в первую мы выполнили задания, которые приведут к 80% результата. Далее будем выполнять остальное.
Вы также должны учитывать, что вам будут необходимы перерывы, отдых. Об этом нужно помнить при составлении плана, так как ваша продуктивность и работоспособность зависят от соотношения "работа : отдых". Делайте несколько 10-минутных перерывов в течении дня (запланированных!), это позволит вам отвлечься, а иногда, в такие перерывы, приходят гениальные идеи.
☝️ Не забывайте, мы составляем план для того, чтобы вы не «загнали» сами себя.
Еще в тайм-менеджменте используется мотивация «Празднование малых достижений», т. е. после выполнения какой-либо задачи похвалите себя или сотрудника (который выполнял задание), например, можете попить чай с тортиком))☺️
📌 Немаловажный пункт "порядок на рабочем месте".
Если у каждой вещи будет свое место, то вы не будете тратить время на ее поиски. Умение организовывать свое рабочее место поможет вам не меньше, это касается и «рабочего стола» на вашем компьютере.
Выше я написала самые обычные, и в тоже время самые распространенные правила и способы применяемые в тайм-менеджменте. Но сама методика очень обширная, по ней читают часовые лекции, проводят длительные тренинги, создано множество книг посвященных, только одной этой теме. Изучайте 😉.
Тайм-менеджмент — это основа Вашей эффективной работы!
